Planiranje i organizacija događaja su kreativni i dinamični zadaci, koji pri tome mogu biti poprilično stresni u trenucima kada se osetite da baš ništa ne ide po planu – posebno ukoliko nemate mnogo slobodnog vremena kojeg možete usmeriti isključivo ka realizovanju događaja.

Kako biste na najbolji način iskoristili resurse koje imate i organizovali događaj o kojem će se dugo nakon njega pričati – u nastavku teksta pronađite nekoliko saveta za organizaciju kvalitetnog događaja.

Kako organizovati događaj na najbolji način i zašto je to važno?

Događaji su važna aktivnost ljudi iste zajednice koja obnavlja ili uspostavlja njihov odnos, to jest međusobnu bliskost, ali i na živopisan i prodoran način šalje određenu poruku pozvanim posetiocima od strane organizatora. 

Zato se u događaje i njihovu organizaciju ulaže mnogo truda i pažnje – kako kada je reč o onima korporativne prirode, tako i o raznim privatnim događajima poput proslava važnih datuma, venčanja i drugih. 

Čitava industrija organizacije događaja se poslednjih godina zato rapidno razvija, jer je angažovanje tima profesionalnih organizatora izuzetno isplativo u mnogim prilikama – posebno za one koji nemaju prethodno iskustvo u ovoj oblasti ili pak nisu u mogućnosti da posvete puno radno vreme ovom zadatku, što je za postizanje najboljih rezultata neophodno. 

Na primer, Evento je organizator događaja koji na osnovu pouzdanih strategija dizajnira i razvija koncepte događaja, kao i pruža podršku u njihovoj realizaciji. Dakle, njihovi klijenti bivaju potpuno oslobođeni obaveza oko organizacije.

Jedino što je neophodno jeste da sa profesionalnim organizatorima događaja podele svoju viziju samog događaja – to jest cilj koji žele da ostvare njegovim organizovanjem, što je jedan od prvih koraka i prilikom samostalnog osmišljavanja sadržaja događaja.

Koji cilj želite da postignete organizovanjem događaja?

Zavisno od funkcije samog događaja – to jest zavisno od toga da li se radi o privatnom ili korporativnom događaju, razlikovaće se segmenti organizacije u koje je potrebno uložiti posebno truda. 

Međutim, jedna stvar je ista kod svih događaja – kao organizator ćete želeti da obezbedite da se svi pozvani dobro provedu i vaš događaj upamte, kao i da sa sobom “ponesu” željenu poruku o vama, vašem brendu, kompaniji ili sličnom.

Kako biste kreirali odgovarajući sadržaj, koji će biti u skladu sa vašim ciljem, potrebno je odrediti i “sekundarni” cilj – specifičan za vaš događaj, koji će biti ključni faktor pri osmišljavanju događaja. 

Vaš specifičan cilj koji želite da postignete organizacijom događaja je ono što vas je navelo da poželite da organizujete događaj na prvom mestu, dakle vaš odgovor na pitanje “Zašto?”.

Cilj može biti promocija novog proizvoda, formiranje skladnog tima unutar korporacije, deljenje nove informacije za bližnjima i mnogo drugih koji se, kao što možete i sami primetiti, međusobno drastično razlikuju.

Organizacija korporativnog događaja – kako formulisati precizan cilj?

Upravo kako se ciljevi događaja mogu drastično međusobno razlikovati, korporativni događaji imaju specifičnu karakteristiku – izuzetno je poželjno imati precizno definisan cilj prilikom organizacije događaja, kako biste naknadno mogli oceniti njegovu uspešnost i beležiti progres između različitih događaja.

Kako bi cilj bio dovoljno određen, jedna od pozdanih strategija je cilj kreirati na osnovu takozvane SMART matrice. U pitanju je čuvena metodologija za postavljanje ciljeva prema kojoj se cilj mora definisati tako da bude:

  • specifičan
  • merljiv
  • dostižan
  • relevantan
  • vremenski ograničen

Takođe, precizno određen cilj će vam dati mogućnost da lakše odredite karakteristike samog događaja kojeg želite da organizujete, omogućavajući vam jasan pogled na izazov koji je pred vama. 

Primarne karakteristike događaja su tačan datum i vreme, broj zvanica, lokacija i vrsta događaja, dok su one koje za njima slede deo koji pripada segmentu brendiranja događaja, to jest – ime događaja, tema, vizuelni identitet događaja – logo, specifična paleta boja i odabrani font, kao i način distribucije pozivnica i promotivnog sadržaja.

Organizacija događaja koji se pamti – kako organizovati događaj bez greške?

Kako biste umaljili svaki rizik da nešto ne ide po vašem planu “A”, važno da je da na vreme osmislite sadržaj događaja, pa i kreirate detaljan i prezican brief događaja koji sadrži listu svih učesnika i aktivnosti.

Stavke u brief-u će se razlikovati zavisno od vrste i teme događaja, ali najčešće su to različite aktivacije i voditelji programa, postavka hrane i pića i osoblje zaduženo za ketering i zabavni program poput koktel žurke na kraju događaja. 

Iako je za vas vaš događaj izuzetno važan, morate imati u vidu da se mnoge vaše zvanice neće isto osećati prema njemu. Zato je dobra taktika “pridobiti” njihove simpatije tako što im unapred prosledite grubi nacrt sadržaja vašeg događaja na koji su pozvani uz kvalitetan promotivni materijal, kako biste osigurali njihov dolazak.

Korisno je i da pri tome zatražite njihovu potvrdu da će vaš događaj ulepšati svojim prisustvom. Tako ćete imati uvid u to koliko je zvanica realno da očekujete na vašem događaju.

Organizovanje događaja je zahtevan zadatak, bez obzira o koliko masovnom događaju se radi. Za dobru organizaciju je potrebno prikupiti znanja i trikove, pa je za organizaciju događaja o kojima se pozitivni glas najdalje čuje – iskustvo od presudnog značaja.

Nadamo se da vam je naš kratak vodič o osnovama organizacije događaja bio od koristi, te da ćete događaj organizovati tako da ispuni sva vaša očekivanja, a pozvanim gostima obezbedi nezaboravno iskustvo o kojem će dugo pričati i rado želeti da ga ponove.

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена.