Ako ste otvorili firmu, verovatno vam se čini da ste preko noći morali da postanete i knjigovođa i pravnik. Nove obaveze mogu delovati prilično zastrašujuće, posebno ako vaša delatnost nema dodirnih tačaka s knjigovodstvom i pravom i ako se sada prvi put susrećete s ovim temama. Mnogima ceo proces deluje kao prava zavrzlama, pa otvaranje firme i odlažu dok se sami ne edukuju bar o osnovnim pojmovima i obavezama. Jasno je da niko ne želi nesvesno da krši zakon i da “strada” zbog naivnih propusta.
Čak i posle niza godina uspešnog poslovanja, pojedina pitanja u vezi finansija i knjigovodstva preduzetnicima i zaposlenima ipak ostaju nejasna. Kada poreska inspekcija zakuca na vrata, svi prihodi i rashodi počnu da se vrzmaju po mislima, a onda se i zapitamo da li smo onaj poslovni ručak zapravo smeli da platimo poslovnom karticom. Da nedoumica više ne bi bilo, u nastavku ćemo se pozabaviti upravo ovim pitanjem.
Šta se sve sme plaćati poslovnom karticom?
Prema pravilu, sredstvima firme, odnosno poslovnom karticom, bi trebalo plaćati samo poslovne rashode. To bi značilo da se na ovaj način pokrivaju isključivo rashodi koji nastaju u cilju obavljanja poslovne delatnosti. Dakle, epilog ovakvih troškova bi trebalo da uključuje ostvarivanje prihoda u poslovanju ili uštedu novca. Tada govorimo o poslovnom rashodu.
Iz navedenog postaje jasno da će nabavka određene robe ili proizvoda radi daljeg plasmana, izvođenja radova ili pružanja usluga, predstavljati poslovni rashod. Renoviranje poslovnog prostora, uključujući nabavku potrebnog materijala i angažman radne snage, takođe može da se podvede pod poslovni trošak. Kancelarijski materijal se takođe može platiti poslovnom karticom, kao i usluge različitih onlajn servisa (poput poslovnog mejla, skladištenja dokumenata i raznih aplikacija). Karte za prevoz tokom poslovnog putovanja, kao i gorivo za službeni automobil predstavljaju poslovni izdatak. I, na kraju, i ručak s poslovnim partnerima i saradnicima takođe može biti poslovni izdatak. Dakle, nema razloga za brigu – platiti poslovni ručak poslovnom karticom je potpuno legalno.
Šta se sve ne sme plaćati poslovnom karticom?
Sve što se odnosi na lične potrebe nikako se ne može posmatrati kao poslovni trošak. Čak i ako ste vlasnik firme, novac s računa svoje firme ne smete koristiti za pokrivanje ličnih potreba. Primera radi, renoviranje poslovnog prostora sredstvima firme je legalno. Međutim, ako novac s računa firme skidate kako biste renovirali sopstveni stan, kršite zakon. Letovanje s porodicom, različite porodične proslave, gorivo za lični automobil – smatraju se ličnim rashodima i ne smeju se pokrivati sredstvima firme.
Iz ovih sredstava se ne smeju pokrivati lični rashodi osnivača kompanije, direktora, niti zaposlenih. Mnogi su u zabludi jer smatraju da sve zavisi od načina plaćanja. Primera radi, ako se proslava detetovog rođendana plati sredstvima firme, nebitno je da li se uplata vrši preko tekućeg računa, poslovnom karticom ili gotovinom. U sva tri slučaja su se sredstva firme koristila za pokrivanje ličnih troškova i postupak je nelegalan, a posledice zavise od pravnog oblika u kojem posluje firma.
Da li se pravila razlikuju za preduzetnike i privredna društva?
Kada su preduzetnici u pitanju, pravila nisu toliko stroga. Preduzetnik predstavlja fizičkog lice registrovano za obavljanje određene delatnosti. Samim tim, za sve poslovne obaveze odgovara svojom ličnom imovinom. S tim u vezi, unos lične imovine u poslovne knjige i isplata poslovnih sredstava za lične potrebe može da prođe, uz poštovanje određenih pravila i propisa. Važno je da se plaćanje ličnih rashoda nikada ne knjiži kao poslovni trošak. Na ovaj način, lični troškovi ne utiču na osnovicu poreza na neto prihod.
Zakon o privrednim društvima je po ovom pitanju prilično nefleksibilan. Osnivač ne sme da koristi sredstva firme kao da su njegova lična. U suprotnom, čini se prekršaj, odnosno probijanje pravne forme privrednog društva. Međutim, ako je osnivač u radnom odnosu u svom društvu, ova potrošnja se može oporezivati kao zarada. U tom slučaju, trebalo bi voditi računa o visini poreza na ovakav trošak.
Da vas zahtevi poreske inspekcije ne bi ostavili bez teksta, na vreme bi trebalo voditi računa o tome kako pokrivate poslovne i lične troškove. Može se desiti da određeni trošak vi posmatrate kao poslovni, ali trošak nije takav i u očima zakona. Zbog toga bi uz sebe uvek trebalo imati knjigovođu od poverenja. Knjigovodstvena agencija je tu da besprekorno prati finansijsku stranu poslovanja vaše firme, da vas na vreme obavesti o svim mogućim izmenama i dopunama zakona, te da odgovori na sva vaša pitanja, uključujući i ono: da li službeni ručak mogu platiti poslovnom karticom.